Foreningsvedtægt 2019

forenings vedtægt

 

 

KOLONIHAVEFORBUNDETS VEJLEDENDE FORENINGSVEDTÆGT

(for kolonihaver på lejet jord)

 

§ 1. Haveforeningens navn og stiftelse

1. Foreningens navn er Haveforeningen "XXXXXXXXX". Foreningens hjemsted er XXXXXXXX Kommune

2. Foreningen er stiftet___________________

§ 2. Formål og virke

1. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det lejede areal på matrikel nr. ___________ til kolonihaveformål i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund herfor samt for området i sin helhed og regler indeholdt i vedtægt for kreds XXXXX og Kolonihaveforbundet.

2. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser i en byplan, lokalplan, tinglyst deklaration og lignende for området og for de enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.

3. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og den stedlige kreds. Dette medfører en forpligtelse til at følge Kolonihaveforbundets regler samt beslutninger truffet af Kolonihaveforbundets kompetente organer.

§ 3. Definitioner

1. Som medlem af foreningen anses den eller de personer (herunder medlejere), som har skrevet under på en lejekontrakt.

§ 4. Medlemmer

1. Som medlem og medlejer kan optages myndige personer, der samtidig lejer en have ved medlemskabets indgåelse.

2. Medlemmet skal til enhver tid kunne dokumentere at have rådighed over en bolig udenfor haveforeningen

3. Medlemsskabet og lejeretten er personlig, og derfor kan haven under ingen omstændigheder lejes ud. Et medlem, der har haft haven i et år, har lov til at kort-tids-udlåne sin kolonihave i sammenlagt X uger pr. år. Bestyrelsen kan give dispensation til længere perioder. Medlemmet har ansvaret for, at gæsten overholder foreningens regler. Bestyrelsen skal altid underrettes om de navngivne personer, som haven udlånes til. Hvis der gentagne gange træffes personer på et medlems havelod, og medlemmet ikke selv er til stede, er bestyrelsen berettiget til at bortvise de pågældende fra haveloddet. Hvis et medlem ikke overholder reglerne om udlån, kan lejemålet ophæves.

4. Hvis foreningen har en venteliste, optages medlemmer som hovedregel efter ventelisten, se dog reglerne i § 4.4-.4.6. Ventelisten skal være offentlig tilgængelig. Generalforsamlingen kan fastlægge de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse på ventelisten.

Side 2 af 7

Medlemmet har ret til at få optaget en ny lejer (medlejer) på en eksisterende lejekontrakt sammen med medlemmet, når der er tale om en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i mere end 2 år), en myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og den nye lejer i øvrigt opfylder betingelserne for optagelse i foreningen. Der kan ikke optages andre personer end de ovennævnte på en eksisterende lejekontrakt, hvis der er venteliste i foreningen.

5. Medlemmet har ret til at overdrage lejemålet til en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i mere end 2 år) en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen. Medlemmet har ikke ret til at overdrage lejemålet til andre end de ovennævnte, hvis der er venteliste i foreningen.

6. Ved dødsfald fortsætter en evt. medlejer lejemålet. Hvis lejer stod alene på lejekontrakten, har en efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at fortsætte lejeaftalen. En samlever i mere end 2 år har samme ret under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem har endvidere ret til at få overdraget lejemålet. Fortsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødsfald forudsætter, at det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen.

7. Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet.

8. Medlemmer skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem. Der kan registreres en lejer samt en medlejer. Medlem og medlejer er ligestillede, og har samme rettigheder og forpligtelser overfor foreningen. Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk person, som har overtaget bebyggelsen på tvangsauktion som ufyldestgjort panthaver. Dette medlem skal betale haveleje og andre beløb, der opkræves af foreningen, frem til det tidspunkt, hvor havelodden er videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på havelodden, har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på haveforeningens generalforsamling, og skal inden 6 måneder fra auktionsdagen overdrage havelodden til en person, som opfylder kravene i stk. 1 og 2. Såfremt havelodden ikke er overdraget inden 6 måneder fra auktionsdagen, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage havelodden og de vilkår, overtagelsen skal ske på.

9. Medlemskabet ophører ved medlemmets opsigelse eller foreningens ophævelse af lejemålet efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.

§ 5. Hæftelse

1. Medlemmerne hæfter solidarisk/pro rata (foreningen skal vælge enten solidarisk eller pro rata hæftelse) for foreningens gældsforpligtelser.

§ 6. Medlemskapitalen

1. Generalforsamlingen fastsætter pr. regnskabsårets begyndelse haveloddernes andel i foreningskapitalen. Ved optagelse af et nyt medlem medtages haveloddens således opgjorte andel i foreningskapitalen ved fastsættelsen af bebyggelsens værdi.

§ 7. Leje og andre pligtige pengeydelser

1. Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse.

Side 3 af 7

2. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

3. Generalforsamlingen – eller kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er pligtig til at overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

4. Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.

§ 8. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede

1. Generalforsamlingen – eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende inden for området, og foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.

2. Generalforsamlingen – eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - fastsætter regler om vedligeholdelse af haven. Ved gentagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af haven, kan haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra Kolonihaveforbundets havekonsulenter, som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt vedligeholdt. Hvis dette ikke er tilfældet, kan foreningen sætte en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og gartner skal betales af lejer. Betaling af konsulentrapport og evt. gartner er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

§ 9. Fællesarbejde

1. Generalforsamlingen fastsætter regler for fællesarbejde

2. Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver fra fællesarbejde, en bod, hvis størrelse er fastsat af generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil. Pålagt bod betragtes som en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

§ 10. Generalforsamling

1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.

2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest XX måneder efter regnskabsårets afslutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:

• Valg af dirigent og referent.

• Beretning.

• Årsregnskab med evt. revisionsberetning.

• Indkomne forslag.

• Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af leje

• Valg af formand/kasserer.

• Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

• Valg af interne revisorer og suppleanter.

• (evt.) Valg af ekstern revisor.

• (evt.) Valg af vurderingsudvalg.

3. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen (pr. mail/pr. post/ved omdeling/ved opslag – foreningen skal vælge forsendelsesform) med mindst XX dages varsel.

4. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest XX dage før generalforsamlingens afholdelse. Indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne senest

Side 4 af 7

XX dage før generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse. 5. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever. Samme personkreds har ligeledes taleret.

6. Der kan afgives XX stemme pr. havelod

7. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt

8. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer. Skal der stemmes om forslag til:

• Vedtægtsændring

• Optagelse af kollektive lån

• Ekstraordinære indskud

• Haveforeningens opløsning

kræves dog, at mindst 2/3 af de udlejede haver er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.

9. Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand.

10. Referatet offentliggøres eller sendes ud til foreningens medlemmer.

§ 11. Ekstraordinær generalforsamling

1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.

2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst XX % af foreningens udlejede haver fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.

3. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes (pr. mail/pr. post/ved omdeling/ved opslag – foreningen skal vælge forsendelsesform) med mindst 7 dages varsel. Bestyrelsen er i de i stk. 1 og 2 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst XX og senest XX uger efter indkaldelsen.

4. Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.

5. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling, som er indkaldt efter stk. 2, kan kun træffes, hvis mindst 4/5 af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, er til stede.

6. Bestemmelserne i § 10, stk. 5-10 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger.

§ 12. Bestyrelsen

1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.

2. Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen og sørge for at generalforsamlingens beslutninger føres ud i livet. Bestyrelsen skal endvidere sikre, at foreningen overholder regler, som er pålagt området udefra, f.eks. i en deklaration, en lokalplan eller en lejekontrakt.

3. Bestyrelsen består af XX personer, der vælges for en 2-årig periode. Formand og kasserer vælges særskilt, henholdsvis i lige og ulige år. XX bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og XX i ulige år. Bestyrelsen

Side 5 af 7

konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen vælger suppleanter efter behov. 4. Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter regning administrationen af foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse.

5. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant samt vurderingsperson og suppleant kan kun vælges én repræsentant fra samme havelod. Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.

6. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling.

7. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot eet medlem af bestyrelsen begærer det.

8. Bestyrelsen har mandat til at ophæve medlemmer, som handler i strid med medlemmets lejekontrakt, foreningens vedtægter og ordensregler eller bestemmelser pålagt området udefra.

9. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.

10. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.

11. Der skrives referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referater er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager.

12. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.

13. Formands og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.

14. Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen

15. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:

a) en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger,

b) en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administration af foreningens midler,

c) en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger,

d) en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand

e) en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen.

§ 13. Vurderingsudvalg

1. Medmindre kredsen foretager alle vurderinger i foreningen skal generalforsamlingen vælge et eller flere vurderingsudvalg blandt foreningens medlemmer til at foretage vurderinger efter Kolonihaveforbundets vurderingsregler. Et vurderingsudvalg er ikke underlagt bestyrelsen. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom. Hvis man ikke kan vælge et vurderingsudvalg kan generalforsamlingen/bestyrelsen beslutte at bede kredsen, en anden haveforenings vurderingsudvalg eller et vurderingsudvalg nedsat på tværs af kredsen om at foretage vurderinger i foreningen. I så fald skal også disse vurderinger foretages efter Kolonihaveforbundets vurderingsregler.

Side 6 af 7

2. Et vurderingsudvalg består af minimum 3 personer, der vælges for en 2-årig periode. Medlemmerne i vurderingsudvalget må ikke udgøre eller bestå af et flertal i bestyrelsen. Vurderingsformand vælges særskilt i lige år. 2 vurderingsudvalgsmedlemmer vælges i ulige år.

3. En vurderingsperson må ikke deltage i vurdering af et hus, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.

4. Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr for vurderinger, medmindre gebyret er fastsat generelt for kredsen.

5. Generalforsamlingen kan træffe beslutning om, hvilke perioder, der kan foretages vurdering (hele året, kun sæson eller lignende).

6. Vurdering skal aftales senest XX uger efter anmodning om vurdering er fremsat.

§ 14. Klagemuligheder

1. Vurderinger kan påklages til kredsens vurderingsankeudvalg, jf. kredsvedtægtens § 8, stk. 2. Vurderingsankeudvalgets afgørelse er bindende for alle parter og kan ikke påklages.

§ 15. Tavshedspligt og persondata

1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af bestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indseende i under deres arbejde for foreningen.

2. Medlemmer af foreningens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultatet af foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, medlemmet som ejer huset samt en evt. køber.

3. Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overholdelse af reglerne i persondataforordningen. Bestyrelsen beskriver løbende foreningens behandling af persondata i foreningens persondatafortegnelse. Medlemmerne underrettes om behandlingen via foreningens persondatapolitik.

§ 16. Tegningsret

1. Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal tegningsretten altid bestå af mindst 2 personer. I alle øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse.

§ 17. Regnskab og revision

1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

2. Det påhviler kassereren eller evt. ekstern revisor at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.

3. Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.

4. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.

5. Generalforsamlingen vælger 2 interne revisorer for 2 år og 2 revisorsuppleanter for 1 år.

6. Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.

7. Revisorerne skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.

Side

§ 18. Foreningens opløsning

1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til en anden haveforening, skal foreningens formue overføres til den forening, som viderefører foreningen med samme forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer.

2. Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2 likvidatorer.

3. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de havelodder, som har en eller flere lejere, der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt.

4. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft

 

 

KREDSVEDTÆGT

§ 1. Kredsens navn og stiftelse.

1. Kredsens navn er Kolonihaveforbundet, Sydvestjyllands kreds. Kredsen består af haveforeninger beliggende i Esbjerg og Varde kommuner.

2. Kredsen er stiftet 13/02 1916 i medfør af Forbundsvedtægtens § 4, stk.2.

§ 2. Formål og virke.

1. Det påhviler kredsbestyrelsen at arbejde for at fremme Forbundets mål og virksomhed, som det kan udledes af Forbundsvedtægtens § 3.

2. Kredsbestyrelsen varetager på egen hånd følgende opgaver i forhold til de tilsluttede foreninger:

a) Arbejder for at fremme de enkelte haveforeningers engagement i kolonihavebevægelsen.

b) Arbejder for at sikre, at de enkelte foreningers idéer, synspunkter og ønsker inddrages i arbejdet i forbundets kompetente organer.

c) Arbejder for at sikre foreningernes engagement i kredsens udpegning af tillidsfolk til forbundets kompetente organer.

d) Koordinerer forhandlinger med offentlige myndigheder om spørgsmål, som berører flere eller alle foreninger i kredsen, herunder spørgsmål om lejekontrakter, bygningsmæssige forhold, lokal- og kommuneplanlægning, offentlige anlæg og serviceydelser mv., jfr. dog stk. 2.3.

e) Holder foreningerne orienteret om arbejdet i og beslutninger truffet af forbundets kompetente organer samt bistår foreningerne med at føre beslutningerne ud i livet.

f) Bistår foreningerne med at sikre, at deres regler og vedtægter er i overensstemmelse med kreds- og forbundsvedtægt samt offentlige regler og lovgivning.

g) Foretager godkendelse af byggeandragender, hvor dette er aftalt med foreningen.

h) Hjælper med at bilægge eventuelle stridigheder mellem foreningernes bestyrelse og disses medlemmer eller mellem foreningerne.

i) Besvarer generelle henvendelser vedr. betingelser gældende for haver i kredsen.

j) Søger om fornødent bindende eller vejledende ordensregler vedtaget for alle haveforeninger i kredsen.

k) Indkalder og afholder generalforsamling i medlemsforeningerne i de § 2, stk. 4, nævnte tilfælde.

l) Fastlægger regler og procedurer for foreningernes indberetning til kredsen af oplysninger, som er nødvendige for kredsens varetagelse af sine opgaver.

3. Kredsbestyrelsen varetager i samarbejde med forbundsledelsen følgende opgaver:

a) Deltager i forhandling, herunder genforhandling, og indgåelse af lejekontrakter, hvor Kolonihaveforbundet står som lejer.

b) Deltager i forhandlinger med offentlige myndigheder i samarbejde med forbundsledelsen om arealplanlægning, offentlige anlæg, kloakering, byggeforhold mv., som berører foreninger i flere kredse eller kan være af betydning for forbundets medlemsforeninger som helhed.

c) Bistår i øvrigt efter anmodning forbundsledelsen ved udredning af sager, som angår kredsens foreninger og ved behandling af spørgsmål af generel karakter.

4. Hvis kredsbestyrelsen i særlige tilfælde skønner, at der er et påtrængende behov for, at en forenings medlemmer får lejlighed til at træffer beslutning i en sag, der ikke kan udsættes til den ordinære generalforsamling, kan kredsbestyrelsen opfordre foreningens bestyrelse til at indkalde medlemmerne til en ekstraordinær generalforsamling. Hvis foreningens bestyrelse undlader at følge kredsbestyrelsens opfordring, kan kredsbestyrelsen - for foreningens regning - indkalde til den ekstraordinære generalforsamling med den angivne sag på dagsordenen. Kredsbestyrelsen skal i indkaldelsen motivere sin beslutning.

Side 2 af 6

 

5. Efter vedtagelse i Kolonihaveforbundets Forretningsudvalg kan forbundsledelsen under tilsvarende betingelser - for foreningens regning - indkalde til en ekstraordinær generalforsamling i en medlemsforening, i tilfælde hvor kredsbestyrelsen ikke har fundet dette nødvendigt. Forbundsledelsen skal i indkaldelsen motivere sin beslutning.

6. Hæftelse

Kredsenhæfter alene med kredsens formue for kredsens gældsforpligtelser.

§ 3. Kredsrepræsentantskabet/ kredsrepræsentantskabs-generalforsamlingen (herefter kaldet kredsrepræsentantskabet)

1. Kredsens øverste myndighed er kredsrepræsentantskabet.

2. Det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde afholdes hvert år i april måned og med en dagsorden, som i det mindste skal indeholde følgende:

1. Valg af dirigent og referent. 2. Beretning. 3. Fremlæggelse af revideret årsregnskab med evt. revisionsberetning. 4. Indkomne forslag. 5. Godkendelse af budget for det kommende år. 6. Valg af kredsformand, kredskasserer og evt. kredssekretær. 7. Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 8. Valg af interne kredsrevisorer og suppleanter.

9. (evt.) Valg af ekstern revisor 10. (evt.) Nedsættelse af vurderingsudvalg/ankenævn. 11. I kongres år valg af delegerede til forbundets kongres og evt. suppleanter.

12. Eventuelt

3. Ordinært kredsrepræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt med 14 dages varsel, adresseret til de enkelte foreningers formænd. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for mødet. Med indkaldelsen skal følge kredsens reviderede årsregnskab, samt budgetforslag for det kommende år.

4. Forslag som ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet skal være kredsformanden i hænde senest sidste hverdag i februar i året for repræsentantskabsmødets afholdelse, hvorefter de skal optages på en revideret dagsorden, som udsendes til foreningerne. Den reviderede dagsorden og de indkomne forslag skal være foreningerne i hænde senest 7 dage før repræsentantskabsmødet. Der kan på repræsentantskabsmødet stilles ændringsforslag.

5. Adgang og stemmeret har foruden kredsbestyrelsen, der er fødte medlemmer, repræsentanter fra kredsens tilsluttede foreninger. Ret til at repræsentere en forening bortfalder ved ophør af medlemskab af en forening i kredsen.

6. Udover kredsbestyrelsesmedlemmerne er foreningerne hver især berettiget til at lade sig repræsentere med mindst 3 repræsentanter, hvoraf mindst 2 repræsentant skal være medlem af foreningens bestyrelse. Foreninger med over 50 udlejede haver har dog ret til at lade sig repræsentere med yderligere 1 medlem pr. 50 udlejede haver, dog med max. 5 repræsentanter. Foreningernes repræsentanter er valgbare til kredsbestyrelsen på repræsentantskabsmødet.

Side 3 af 6

 

7. Kredsen kan lade udfærdige adgangskort til de valgte repræsentanter, adgangskortet benyttes som stemmekort.

8. Formanden for Kolonihaveforbundet, eller den, han bemyndiger hertil, har ret til at deltage i repræsentantskabsmødet med taleret, men uden stemmeret.

9. Beslutninger på repræsentantskabsmøder træffes med simpelt flertal af de afgivne stemmer.

10. Beslutning om ændringer i vedtægt, optagelse af kollektive lån og kredsens eventuelle opløsning forudsætter dog, at mindst 2/3 af repræsentanterne har givet fremmøde, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til et nyt repræsentantskabsmøde, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.

11. Afstemning foretages ved håndsoprækning (evt. stemmekort), dog skal skriftlig afstemning finde sted, hvis en forslagsstiller begærer det, eller hvis mindst 10 % af de tilstedeværende stemmeberettigede ved håndsoprækning stemmer herfor, eller hvis et flertal af kredsbestyrelsen eller dirigenten måtte ønske det. Til optælling af stemmer nedsættes et stemmeudvalg på 3 medlemmer, der under dirigentens ledelse foretager optælling.

12. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

13. En repræsentant, som er forhindret i at være til stede på repræsentantskabsmødet, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.

14. Repræsentantskabsmødets referat underskrives af mødets dirigent, sekretær samt på bestyrelsens vegne af kredsens formand senest 1 måned efter repræsentantskabsmødets afholdelse.

§ 4. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde.

1. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når det besluttes af kredsbestyrelsen, eller når mindst 1/4 af repræsentantskabets medlemsforeninger skriftlig fremsætter ønske herom med angivelse af de spørgsmål, der ønskes behandlet.

2. Ved ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan der kun træffes beslutning, hvis mindst 4/5 af de medlemsforeninger, der har begæret det ekstraordinære repræsentantskabsmøde, er til stede. Forslagsstillerne motiverer selv den opstillede dagsorden.

3. Indkaldelse skal finde sted senest 21 dage efter kravets fremsættelse. Repræsentantskabsmødet skal afholdes tidligst 2 og senest 4 uger efter indkaldelsen.

4. Forbundets forretningsudvalg kan bemyndige Forbundskontoret til at indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde i en kreds i tilfælde, hvor kredsen ikke fungerer efter kredsvedtægterne, eller hvor det skønnes nødvendigt at informere repræsentantskabet om forhold vedr. kredsen.

§ 5. Kredsbestyrelsen.

1. Kredsbestyrelsen består af 1 kredsformand, 1 kredskasserer, samt 5 kredsbestyrelses-medlemmer.

2. Kredsbestyrelsesmedlemmer vælges på repræsentantskabsmødet blandt de fremmødte repræsentanter fra medlemsforeningerne. Det skal tilstræbes, at alle kommuner eller foreninger i kredsen er repræsenteret i kredsbestyrelsen. Et bestyrelsesmandat bortfalder ved ophør af medlemskab af en forening i kredsen.

a) I lige år vælges: 1 formand, 3 bestyrelsesmedlemmer og evt. en kredskasserer og evt. 1 medlem af vurderingsankeudvalget for en 2 års periode.

b) I ulige år vælges: 1 kasserer, 2 bestyrelsesmedlemmer og evt. 2 medlemmer af vurderingsankeudvalget for en 2 års periode.

c) Hvert år vælges: 2 bestyrelsessuppleanter samt evt. 1 suppleant til vurderingsankeudvalget for en 1-års periode.

d) Genvalg kan finde sted for samtlige.

3. Kredsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Side 4 af 6

 

4. Kredsbestyrelsen og fællesvurderingen oppebærer honorar, godtgørelser eller andre ydelser efter repræsentantskabets nærmere bestemmelse.

5. Kredskassereren varetager kredsens samlede regnskabsaflæggelse under direkte ansvar over for repræsentantskabet.

6. Kredsbestyrelsen afholder møde så ofte kredsformanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst 2 kredsbestyrelsesmedlemmer kræver det - dog mindst hver tredje måned.

7. På det første kredsbestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde konstituerer kredsbestyrelsen sig med en næstformand og en sekretær.

8. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særopgaver.

9. Såfremt kredsformand eller kredskasserer fratræder i utide, og dette ikke sker umiddelbart før repræsentantskabsmødet, indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde for nyvalg.

10. Over kredsbestyrelsesmøderne skrives et referat, hvori et hvert mindretal, såfremt det fremsætter ønske herom, har krav på at få sine meninger ført til referat. Et referat skal godkendes af kredsbestyrelsen.

11. Kredsbestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:

a) en bestyrelsesansvarsforsikring, som omfatter kredsbestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger,

b) en underslæbsforsikring, der omfatter kredsens tab ved underslæb i forbindelse med administration af kredsens midler.

c) en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter ankeudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger.

12. Tavshedspligt

Kredsbestyrelsens medlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af kredsbestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indsigt i under deres arbejde for kredsen. Medlemmer af kredsens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultatet af foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, sælger samt en evt. køber.

§ 6. Valg af revisorer.

1. Der vælges 2 revisorer, som afgår skiftevis hver andet år.

2. Hvert år vælges 2 revisorsuppleanter for 1 år.

§ 7. Valg af delegerede til forbundets kongres.

1. Valg af delegerede sker i henhold til forbundsvedtægten § 9 og indberettes til Forbundskontoret.

2. Når kongressens endelige dagsorden foreligger, indkalder kredsbestyrelsen de delegerede og suppleanter til et møde, hvor koordinering og prioritering af kredsens samlede oplæg til kongressen foretages.

§ 8. Kredsens vurderings- og klageorganisation

1. Kredsen kan vælge eller nedsætte et centralt vurderingsudvalg, der vurderer i foreninger, der ikke selv har et vurderingsudvalg. Kredsen fastsætter regler for evt. gebyr for vurderinger i foreninger.

2. Kredsen vælger eller nedsætter et vurderingsankeudvalg, hvortil en anke kan indbringes fra en forening eller et medlem, som har fået foretaget en vurdering. Kredsen fastsætter regler for behandling af anken samt evt. gebyr herfor.

Side 5 af 6

 

3. En vurderingsmand må ikke deltage i vurdering af et hus i både vurderingsudvalg og ankeudvalg. Hvis dette medfører, at der ikke er nok medlemmer i et vurderingsankeudvalg, skal kredsen bede en anden kreds om hjælp med vurderingsankesagen.

4. Vurderingsankeudvalgets afgørelse i den konkrete sag er bindene for alle og kan ikke påklages.

5. Vurderingsankeudvalget kan under særlige omstændigheder beslutte at optage en vurdering til fornyet vurdering.

9. Kontingent.

1. For medlemskab af kredsen betaler foreningerne, ud over det til enhver tid gældende kontingent til Kolonihaveforbundet, et kontingent, hvis størrelse fastsættes af repræsentantskabet.

2. Kontingentåret følger regnskabsåret, 1. januar til 31. december. Kredskontingentet forfalder i

2 rater henholdsvis januar og juli. Ved for sen indbetaling pålægges 1,5 % rente pr. påbegyndt måned. Der kan pålægges gebyr.

§ 10. Regnskab.

1. Kredsens regnskabsår løber fra den 1. januar til 31. december.

2. Det påhviler kredskassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.

3. Det påhviler i øvrigt kredskassereren, på ordinære kredsbestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.

4. Kredsens midler skal anbringes i anerkendte pengeinstitutter. Regler om disposition over midlerne fastsættes af kredsbestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.

§ 11. Tegningsret.

1. Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal tegningsretten altid udøves af mindst 2 personer, hvoraf mindst 1 skal være formand eller kasserer. I alle øvrige forhold repræsenterer kredsformanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse, herunder evt. kredskontor.

2. Vedtaget tegningsret i Sydvestjyllands Kreds: To i fællesskab af følgende personer. Den til hver tid siddende kredsformand, næstformand eller kasserer, tegner Sydvestjyllands kreds, over for Kredsens bankforbindelser og offentlige myndigheder. De har med ansvar over for Repræsentantskabet, ret til at underskrive enhver ændring af indgåede bankaftaler og aftaler med myndighedder.

§ 12. Revision.

1. Revision af kredsens regnskabsaflæggelse finder sted ved de af repræsentantskabet valgte interne revisorer.

2. Revisorerne skal gennemgå den daglige bogføring og bilagsmateriale med mere, ligesom de skal kontrollere gennemførelsen af de af repræsentantskabet trufne beslutninger i økonomisk henseende. Revisorerne har til enhver tid adgang til at kontrollere kredsens bøger, regnskabsbilag samt formue. Revisorerne skal foretage mindst ét årligt kasseeftersyn. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.

Side 6 af 6

 

3. Revisorerne er berettiget til at forlange regnskabet revideret af registreret eller statsautoriseret revisor, såfremt de under gennemgangen af kredsens regnskaber støder på forhold, der efter deres skøn kan motivere dette.

4. Revisorerne fører en revisionsprotokol, som kredsbestyrelsen skal have forelagt efter hver afholdt revision.

§ 13. Foreningsgeneralforsamlinger.

1. Kredsbestyrelsen har ret til at overvære de under kredsen hørende foreningsgeneralforsamlinger med taleret, men uden stemmeret. Kredsen skal indkaldes med samme varsel som foreningernes medlemmer.

§ 14. Ophørsbestemmelser.

1. I tilfælde af kredsens opløsning, skal kredsens midler i det hele tilfalde de enkelte foreninger i forhold til antal udlejede haver.

§ 15 Lokale bestemmelser (frivillig)

A: Der udarbejdes genudlejningskontrakter mellem Sydvestjyllands Kreds og de enkelte foreninger.

Disse underskrives/genunderskrives efter behov, dog mindst hver 5 år.

B: Kredsens budget er et rammebudget.

C: Listen, med de i foreningerne udpegede delegerede til Repræsentantskabet, skal være kredsen i

hænde senest d. 10. marts.

D: Kredsbestyrelsen, kan opstille kandidater, på lige fod med foreningerne.

E: I Kredsen, er der nedsat et fællesvurderingsudvalg, der varetager alle vurderinger i Sydvestjyske Kreds

F: Der indkaldes til formandsmøder, så ofte Kredsbestyrelsen finder det nødvendigt, dog mindst

2 gang årligt.

Mødet kan begæres skriftligt af foreningerne, såfremt 4 foreninger begærer dette.

Formands mødets opgaver og rettigheder.:

Formandsmødet, har samme beføjelser som kredsbestyrelsen og skal/kan bistå Kredsbestyrelsen, i

såvel økonomiske som politiske beslutninger.

Desuden skal mødet tjene som informations forum, mellem kreds/forbund og foreninger.

Adgang, har de siddende foreningsformænd, samt en evt. bisidder, denne skal være bestyrelses

medlem og har ikke stemmeret. Formanden kan sende en suppleant ligeledes en fra bestyrelsen.